A organização de contas e documentos não é apenas uma necessidade no ambiente corporativo, mas também na vida doméstica e para empreendedoras que administram seus próprios negócios. Assim como em uma empresa, manter documentos e informações bem organizados em casa pode ser a chave para a eficiência e a redução de estresse.
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🌿COMO SABER SE POSSO JOGAR FORA UMA CONTA?
✨Sabe por quanto tempo deve guardar o recibo de uma conta?
No contexto empresarial, o arquivamento de documentos é fundamental para evitar prejuízos e multas. Essa mesma metodologia pode ser adaptada para a gestão doméstica, onde contas, recibos e documentos pessoais precisam de atenção semelhante. Para a empreendedora, aplicar essas práticas tanto no seu negócio quanto em casa significa ter controle sobre todas as áreas de sua vida, facilitando a tomada de decisões e a manutenção da ordem.
✨Tenha uma "Casinha" para cada tipo de arquivo
A gestão de documentos facilita a localização rápida e o descarte apropriado conforme a legislação vigente, de documentos. Por exemplo: você sabe quanto tempo deverá guardar uma conta de água? Pois é, você não precisa guardar para sempre. Fiz uma tabela (abaixo) e deixei disponível para vocês se surpreenderem com o quanto de descarte poderá fazer nessa papelada velha.
✨ Primeiros Passos para uma Organização Efetiva
* Análise e Redução de Acúmulos: Parece óbvio! Tanto em casa quanto no negócio, avalie, com a ajuda da tabela que disponibilizei, quais documentos são essenciais e descarte o que é obsoleto, assim você libera espaço físico e mental. (Sempre deixo um ano a mais arquivado além do que pede a legislação - tabela abaixo)
* Classificação e Armazenamento: Sou do time "do mais simples, mais eficiente". Implemente sistemas de arquivo que funcionem em ambos os contextos, como pastas etiquetadas e arquivos digitais seguros para acessar facilmente quando necessário. Já tentou tirar foto ou scanear seus arquivos e guardar na nuvem? Pense sobre isso!
Tenho pastas suspensas em um arquivo. Todas etiquetadas para não haver dúvida de quais documentos deverão ser guardados ali. Assim, não haverá desculpas para guardarem em qualquer lugar os documentos e ter que procurar quando precisar.
✨Mantenha uma Organização a Longo Prazo
* Rotinas de Verificação: Estabeleça rotinas regulares de revisão tanto dos documentos empresariais quanto dos domésticos para garantir que tudo está sendo guardado corretamente e se ainda é relevante. O período do Imposto de Rende é sempre uma "limpa". Tente um período de férias ou feriado. Coloque na agenda uma vez por ano fazer essa limpa.
* Adaptação de Espaços: Com essa limpeza anual já acontecendo, o uso dos espaços já será otimizado. Use pastas sanfonadas e caixas de armazenamento que podem ser utilizadas tanto no ambiente de trabalho quanto no doméstico. Ter lugar para os papéis voltarem é importante para manter a ordem.
✨A Organização Como Estratégia de Vida
Para a empreendedora que também gerencia um lar, entender e aplicar princípios de organização documental é mais do que uma necessidade — é uma estratégia que permeia todos os aspectos de sua vida. Mantendo tudo organizado, ela pode não apenas facilitar seu dia a dia mas também modelar um exemplo de eficiência e controle para sua família e para seu negócio.
Fiz uma tabela com prazos, os quais a nossa Legislação determina. Sim, existe lei para isso. Senão, uma empresa poderia te cobrar por uma conta, mesmo dez anos depois de ser paga. Para baixar sua tabela, é só clicar aqui. Você terá seu arquivo em PDF sem precisar digitar nada. Baixe e guarde para futuras pesquisas.
Se você é empreendedora e deseja otimizar sua gestão doméstica e empresarial, comece organizando sua casa e tenha a mente leve para novas estratégias. Sempre veja a organização não para você, mas para que qualquer pessoa consiga ver aquele arquivo e identificar exatamente no que se trata. Pense nisso!
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Juliana Valentim criadora deste Blog © www.julianavalentim.com. Todos os direitos reservados. Qualquer reprodução ou republicação de todo ou parte deste material é proibida.
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